Державна інспекція сільського господарства в Сумській області

 

ІНСТРУКЦІЯ про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Держаній інспекції сільського господарства в Сумській області




 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом Державної інспекції

сільського господарства

в Сумській області

від “09” січня 2014 № 14

 

Загальні положення

 

1. Ця Інструкція визначає порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі - документи) у Держаній інспекції сільського господарства в Сумській області (далі - Інспекції).

Інструкція розроблена з урахуванням вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" (далі - Закон).

2. Відповідно до вимог частини другої статті 6 Закону до службової може належати інформація:

що міститься в документах суб'єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень;

зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці.

Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування". Доступ до таких документів надається відповідно до частини другої статті 6 Закону, згідно з якою обмеження доступу до інформації здійснюється при дотриманні таких вимог:

виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи злочинам, для охорони здоров'я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації,одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;

розголошення інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам;

шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.

3. Обмеженню доступу підлягає інформація, а не документ. Якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення надається інформація, доступ до якої не обмежений.

4. Не може бути обмежено доступ до інформації про:

розпорядження бюджетними коштами;

володіння, користування чи розпорядження державним, комунальним майном, у тому числі до копій відповідних документів;

умови отримання цих коштів чи майна;

прізвища, імена, по батькові фізичних осіб та найменування юридичних осіб, які отримали ці кошти або майно.

При дотриманні вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону, зазначене положення не поширюється на випадки, коли оприлюднення або надання такої інформації може завдати шкоди інтересам національної безпеки, оборони, розслідуванню чи запобіганню злочину.

5. Не належать до інформації з обмеженим доступом відомості, зазначені у декларації про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру, оформленої за формою і в порядку, що встановлені Законом України "Про засади запобігання і протидії корупції", крім відомостей, зазначених в абзаці другому частини другої статті 12 цього Закону, а саме:

відомостей щодо реєстраційного номера облікової картки платника податків або серії та номера паспорта громадянина України;

реєстрації місця проживання;

дати народження декларанта;

місцезнаходження об'єктів, які наводяться у зазначеній декларації.

6. До службової інформації не можуть належати також відомості:

про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту;

про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні ситуації, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці людей;

про стан здоров'я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, а також про соціально-демографічні показники, стан правопорядку, освіти і культури населення;

про нормативно-правові засади діяльності, структуру, основні завдання та повноваження, напрями діяльності Інспекції, структуру та обсяг бюджетних коштів, порядок та механізм їх витрачання;

про нормативно-правові акти, акти індивідуальної дії (крім внутрішньоорганізаційних), прийняті розпорядником, проекти рішень, що підлягають обговоренню;

про документи, що накопичуються у відкритих фондах бібліотек та архіву, інформаційних системах, необхідні для реалізації прав, свобод і обов'язків громадян;

про факти порушення прав і свобод людини і громадянина;

про незаконні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб;

інші відомості, доступ до яких не може бути обмежено відповідно до законів та міжнародних договорів України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

7.  Віднесення інформації до службової інформації здійснюється на підставі рішення експертної комісії Інспекції.

Рішення експертної комісії оформляються протоколом, який затверджується керівником Інспекції.

8.Перелік відомостей, що становлять службову інформацію з обмеженим доступом у Інспекції (далі - Перелік відомостей), затверджується наказом Інспекції.

9.Перелік відомостей не може бути обмеженим у доступі.

10.  Подання щодо віднесення інформації до службової інформації подається керівником структурного підрозділу до експертної комісії, рішення якої є підставою для включення інформації до Переліку відомостей.

11. На документах (у необхідних випадках - і на їх проектах), які містять службову інформацію, у правому верхньому куті першої сторінки проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі до нього.

12. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування" визначається на підставі Переліку відомостей.

13. Зняття з документів чи інформації грифа "Для службового користування" та виключення їх з переліку відомостей, що містять службову інформацію, здійснюється за поданням керівника структурного підрозділу до експертної комісії, рішення якої є підставою для зняття грифа "Для службового користування" з документа чи інформації та виключення її з переліку.

14. На документах, з яких знято гриф "Для службового користування"робиться відповідна відмітка та повідомляються усі особи та організації, яким надсилався цей документ.

 

 

Облік документів

 

15. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "Для службового користування" здійснює сектор документаційного забезпечення.

На документи з грифом "Для службового користування" поширює вимога одноразовості реєстрації.

16. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", надходить, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів, приймається і розкривається централізовано в секторі документаційного забезпечення працівниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності в конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за формою згідно з додатком 1 до Інструкції один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Кореспонденція з грифом "Для службового користування", адресована головному спеціалісту з режимно-секретної роботи, приймається сектором документаційного забезпечення та передається для розкриття адресату за реєстром.

17. У разі надходження документів з грифом "Дія службового користування" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до сектору документаційного забезпечення.

Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування" в організації, де немає постійних чергових працівників.

18. Реєстрації підлягають усі. вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

19. Облік документів та видань з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку іншої несекретної документації у журналах за формою згідно з додатком 2 до Інструкції або картках за формою згідно з додатком 3 до Інструкції.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах за формою згідно з додатком 4 до Інструкції або на картках за формою згідно з додатком 5 до Інструкції.

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується керівником служби діловодства та засвідчується печаткою.

20.  У разі коли обсяг документів з грифом "Для службового користування" незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому в журналі до реєстраційного номера документа або видання додається позначка "ДСК".

21. Відповідальність за організацію обліку, зберігання та використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, та їх копій у структурних підрозділах, а також контроль за дотриманням Інструкції покладаються на керівників структурних підрозділів.

22. Передача документів, які містять відомості, що становлять службову інформацію, від одного структурного підрозділу до іншого здійснюється з обов'язковою відміткою у спеціальному журналі, який ведеться у структурних підрозділах, та в облікових формах служби діловодства (для вхідних документів).

 

Розмноження і розсилання (відправлення) документів

 

23. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу та під контролем керівників структурних підрозділів.

Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за згодою цих організацій.

24. Облік документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються в Незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими несекретними документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".

25.  Під час розмноження документів з грифом "Для службового користування" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

26. Друкування документів з грифом "Для службового користування" здійснюється виконавцями цих документів з використанням інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи тільки після створення в ній комплексної системи захисту інформації та підтвердження відповідності створеної системи вимогам нормативних документів з питань технічного захисту інформації у порядку, встановленому законодавством.

Дозвіл на використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи із зазначеною метою надається згідно з наказом Інспекції за наявності атестата відповідності комплексної системи захисту Інформації.

27.  Реєстрація надрукованих документів здійснюється в журналах реєстрації кореспонденції підрозділів. До реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

28. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа особа, яка здійснює друкування документа, зазначає кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, своє прізвище і дату друкування документа.

29. У супровідному листі до документів з грифом "Для службового користування" окремими пунктами після слів "Додаток:" по кожному документу зазначаються його вид, кількість аркушів, реєстраційний номер, номер примірника, гриф обмеження доступу ("Для службового користування" або "Нетаємно", якщо додаток без обмеження доступу).

30. Якщо в супровідному листі до документів з грифом "Для службового користування" відсутня інформація з обмеженим доступом, у правому верхньому куті такого документа зазначається:

"Для службового користування

(без додатка - нетаємно)

Прим. №_____"

 

Друкування таких листів дозволяється здійснювати на не атестованих засобах обчислювальної техніки у відповідних структурних підрозділах.

31. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єрами організацій.

32.  Документи з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них та ознайомлення з їх змістом сторонніх осіб.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "Для службового користування".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників Інспекції, керівників структурних підрозділів і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

33.   Доставка документів "Нарочно" з грифом "Для службового користування" до інших організацій та осіб може здійснюватися працівниками структурних підрозділів з дозволу керівництва Інспекції з використанням службового транспорту в межах одного населеного пункту без відхилення від маршруту та з обов'язкового відміткою про документ у журналах вихідної кореспонденції "Нарочно".

 

Порядок використання документів

 

34.До роботи з документами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих документів, за рішенням керівника структурного підрозділу.

35. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або в інших громадських місцях.

36.  У разі потреби з письмового дозволу керівництва Інспекції допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого доступу, якщо такі відомості не суперечать переліку, зазначеному в пункті 8 Інструкції.

37. Ознайомлення з наказами Інспекції, що мають гриф "Для службового користування", здійснюється за поданням керівника структурного підрозділу із зазначенням обгрунтування.

38. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Для службового користування" з дозволу керівництва Інспекції за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

39.Фізичним особам та організаціям документи з грифом "Для службового користування" надаються в установленому законодавством порядку.

 

Порядок зберігання, знищення документів

 

40. Документи з грифом "Для службового користування" повинні зберігатися у службових приміщеннях (бібліотеках) у шафах (сейфах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

41. Документи з грифом "Для службового користування'', видані для роботи з дозволу керівника структурного підрозділу, підлягають поверненню у той самий день.

Окремі документи з грифом "Для службового користування" з дозволу керівника структурного підрозділу можуть бути у виконавця протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

42. Документи з грифом "Для службового користування" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом "Для службового користування".

43. Документи з грифом "Для службового користування" залежно від виробничої та інформаційної потреб дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того самого питання.

44.  Якщо в структурному підрозділі створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "Для службового користування" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК".

45. У разі долучення документа з грифом "Для службового користування" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

46. У структурних підрозділах, у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).

47. Документи постійного зберігання, що містяться у справі "Документи з грифом "Для службового користування", формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

48.Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.

49. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

50. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.

51. Забороняється виносити документи з грифом "Для службового користування" за межі службових приміщень Інспекції.

У разі потреби керівник структурного підрозділу за погодженням з керівництвом Інспекції може дозволити виконавцям винести за межі службового приміщення документи з грифом "Для службового користування" для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що розташовані в межах одного населеного пункту.

52. Працівникам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом "Для службового користування". Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження працівника відповідно до порядку, встановленого пунктами 31 та 32 Інструкції.

В окремих випадках з дозволу керівника Інспекції дозволяється перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

53.  Перевірка наявності документів з грифом "Для службового користування" здійснюється щорічно комісіями, що призначаються наказом Інспекції. До складу цих комісій обов'язково включаються працівники, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також головний спеціаліст з режимно-секретної роботи.

В секторі документаційного забезпечення, де зосереджена значна кількість документів з грифом "Для службового користування", перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п'ять років.

Результати перевірки наявності оформляються актом за формою згідно з додатком 6 до Інструкції.

54.  Про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівника, головного спеціаліста з режимно-секретної роботи та сектору документаційного забезпечення Інспекції, а також письмово повідомляються Голова Держсільгоспінспекції України з зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів.

Для розслідування фактів втрати документів з грифом "Для службового користування" або встановлення фактів розголошення відомостей, що містяться в них, наказом Інспекції призначається комісія, висновок якої затверджуються начальником Інспекції.

Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акту комісії, затверджених керівником Інспекції.

Акти комісій про втрачені справи постійного зберігання після затвердження передаються до сектору документаційного забезпечення для включення у справу фонду.

55.  За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом "Для службового користування", а також інших вимог Інструкції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.

56.   Відібрані для знищення справи з грифом "Для службового користування", що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за формою згідно з додатком 7 до Інструкції разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі "Заголовки справ" після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".

57. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом "Для обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.

58. Після знищення матеріалів з грифом "Для службового користування" в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено. Акт від №___".

59. Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

 

 

 

В.о. завідувача юридичним сектором                                           О.Л. Сидорський



Создан 21 янв 2014



 
Бесплатное продвижение сайтов